Polityka prywatności serwisu „Strażnica OSP”

Obowiązuje od: 23 października 2026 r.

1. Kto odpowiada za dane

Administratorem danych członków jednostki oraz innych osób, których dane jednostka wpisuje do serwisu (np. w protokołach i dowodach kasowych), jest jednostka Ochotniczej Straży Pożarnej, która prowadzi swoje sprawy w Strażnicy OSP. Kontakt z administratorem: zarząd tej jednostki.

Dostawcą serwisu jest Robert Krupa (RMDN), kontakt: rk@rmdn.pl. Dostawca przetwarza dane jednostki wyłącznie na jej zlecenie i według jej poleceń (podmiot przetwarzający, art. 28 RODO) — w zakresie potrzebnym do działania serwisu: przechowywania danych, utrzymania serwera i pomocy technicznej. Danymi technicznymi potrzebnymi do bezpieczeństwa serwisu (historia logowań, logi serwera, dane urządzeń do powiadomień) dostawca administruje sam, w prawnie uzasadnionym interesie, jakim jest bezpieczeństwo i niezawodność usługi.

2. Czego dotyczy ta polityka

Aplikacji mobilnej „Strażnica OSP” (Android i iPhone) oraz serwisu pod adresami straznicaosp.pl, panel.straznicaosp.pl i api.straznicaosp.pl, służących jednostkom OSP do prowadzenia ewidencji członków, sprzętu, protokołów, inwentaryzacji oraz kasy i księgi.

3. Jakie dane przetwarzamy

• Dane członków — imię i nazwisko, data urodzenia, PESEL, adres, telefon, adres e-mail, funkcja, sekcja, status, daty wstąpienia i skreślenia, uwagi.
• Kwalifikacje i badania — rodzaj szkolenia, data uzyskania, termin ważności i numer zaświadczenia; przy badaniach lekarskich wyłącznie rodzaj badania, jego data i termin ważności. Serwis nie przechowuje wyników badań ani rozpoznań.
• Odznaczenia, wydane umundurowanie i składki członkowskie.
• Członkowie młodzieżowych i dziecięcych drużyn pożarniczych (osoby małoletnie) — te same dane oraz informacja o zgodzie rodzica lub opiekuna.
• Dane w dokumentach jednostki — imiona i nazwiska osób w protokołach (np. skład komisji, osoba sporządzająca), w dowodach kasowych (np. osoba wpłacająca składkę) i w zapisach księgi.
• Dane kont — login (adres e-mail), rola w jednostce; hasło wyłącznie w postaci zaszyfrowanego skrótu (hash).
• Historia logowań — data i godzina, wynik logowania, podany login, aplikacja (telefon albo panel), rodzaj logowania i adres IP.
• Dane urządzenia do powiadomień — token powiadomień, platforma, model telefonu i wersja aplikacji.
• Dane w telefonie — sesja zalogowania, a przy spisie z natury bez zasięgu także wyniki spisu do chwili ich wysłania na serwer. Logowanie odciskiem palca albo twarzą (Face ID) obsługuje system telefonu — aplikacja nie otrzymuje ani nie przechowuje odcisku ani obrazu twarzy.
• Logi serwera — adres IP, data i czas oraz adres żądania.

4. Cele i podstawy prawne

• Prowadzenie przez jednostkę ewidencji członków i spraw stowarzyszenia — szkoleń i badań, wyposażenia, składek, kasy i księgi, protokołów — na podstawie przepisów prawa i statutu jednostki oraz jej prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO); dane członków małoletnich — za zgodą rodzica lub opiekuna. O celach i zakresie decyduje jednostka.
• Świadczenie usługi na zlecenie jednostki — przechowywanie danych i działanie panelu oraz aplikacji (art. 28 RODO).
• Bezpieczeństwo, diagnostyka i powiadomienia (o kończących się terminach i o nowej wersji aplikacji) — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5. Komu przekazujemy dane

• Dostawcy serwera (hosting), na którym działa serwis — na zlecenie dostawcy serwisu.
• Google (Firebase Cloud Messaging) — token urządzenia i treść powiadomienia w celu jego doręczenia na telefon (aplikacja na Androida; aplikacja na iPhone'a nie wysyła dziś powiadomień). Powiadomienie o terminie zawiera rodzaj kończącego się szkolenia, badania lub przeglądu, imię i nazwisko osoby oraz termin.
• Dostawcy poczty e-mail — adres odbiorcy i treść wiadomości przy zaproszeniu do aplikacji i wiadomościach wysyłanych z panelu.
• Organom publicznym — wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego prawo.

Dane jednej jednostki nie są widoczne dla innych jednostek korzystających z serwisu.

6. Czego nie robimy

• Nie wyświetlamy reklam i nie używamy identyfikatorów reklamowych.
• Nie śledzimy użytkowników w celach marketingowych ani ich nie profilujemy.
• Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich innym podmiotom niż wymienione w punkcie 5.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Dane jednostki — przez czas korzystania przez nią z serwisu. O usunięciu danych członka (np. po skreśleniu) decyduje zarząd jednostki; dokumenty kasowe i księgowe jednostka przechowuje przez okres wymagany przepisami o rachunkowości.
• Po zakończeniu korzystania z serwisu dane są przekazywane jednostce i usuwane z serwera na jej polecenie.
• Historia logowań i dane urządzenia — przez czas istnienia konta.
• Logi serwera — 14 dni.

8. Bezpieczeństwo

Połączenia są szyfrowane (HTTPS), hasła przechowywane wyłącznie jako skrót. Dostęp do danych zależy od roli w jednostce (zarząd, komisja rewizyjna, członek) — PESEL, adres i dane kontaktowe członków widzi zarząd. Rozdział jednostek pilnują uprawnienia ról, filtr każdego zapytania i kontrola przy zapisie.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl). Wnioski w sprawie danych w ewidencji jednostki kieruj do zarządu swojej jednostki. Możesz też napisać na rk@rmdn.pl — przekażemy wniosek jednostce i pomożemy go zrealizować.

10. Usunięcie konta

11. Zmiany polityki

O zmianach tej polityki informujemy na tej stronie, z nową datą „Obowiązuje od”.

Strażnica OSP · Pobierz aplikację · Kontakt: rk@rmdn.pl